Privacy Policy

CBIG Privacy Policy

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Last Updated: September 2023

Canadian Benefits Investment & Insurance Group Inc. and its affiliated entities (“CBIG”) have been handling sensitive information on behalf of Canadian workers and their families for more than 25 years, and your privacy is of great importance to us. CBIG is dedicated to the protection and privacy of the personal information of benefit plan participants, website visitors and other individuals whose personal information is entrusted to CBIG.

We are continually reviewing our privacy protection practices to not only to comply with changes to privacy legislation, but also to align with reasonable expectations of how you would want us to respect your personal information.  Part of our responsibilities is to keep you informed about our privacy protection practices, our reasons for collecting your information, what we do with information we collect or receive, and who you can talk to if you have a concern.


Policy Contents

  1. Collection, Use and Disclosure of Personal Information
  2. Sharing Your Personal Information
  3. Consent
  4. Our Website Practices
  5. External Links and Social Media
  6. Access and Rectification Rights
  7. Protection of Personal Information
  8. Retention of Personal Information
  9. Changes to this Policy
  10. Children’s Privacy
  11. Contacting Us


1. Collection, Use and Disclosure of Personal Information

“Personal information” is information, recorded or not, about an identifiable individual. This includes your name, contact information, birthdate, any identifiers such as your social insurance number, and any identifiable on-line activity. It also includes information about your designated beneficiaries and covered dependants, if applicable. Any sensitive personal information such as medical or dental history, and any financial information, such as banking details, is handled with additional care.

Aggregate or anonymized information that cannot be associated with a specific individual, such as the number of medical and dental claims made under a given Plan over a fixed period of time, is not personal information.

As a service provider of group benefit insurance and related services, the collection, use and disclosure of your personal information and that of your dependents is an integral part of serving you by establishing and maintaining your benefits. On a day-to-day basis we collect information from employees and we receive information from employers, insurance companies and a variety of other sources about you.

As part of our relationship with you, we will collect, use and disclose your personal information:

  • to help us understand your insurance and service needs,
  • to allow us to process applications for insurance,
  • to allow us to process, investigate and administer claims and assess and settle losses in the event of a claim,
  • to obtain information in order to assess risks and premiums associated with an individual insurance policy,
  • to respond to your enquiries or questions,
  • to ensure servicing of our accounts including creating invoices and following up on accounts,
  • for security reasons including protecting both you and us from error or fraud,
  • to understand and make determinations about your eligibility for benefits and services and to provide services to you,
  • to obtain reasonably relevant information about you from your employer and to provide the necessary information about you and your benefits to your employer,
  • to better improve our business and this site,
  • meeting our regulatory or contractual requirements related to the provision of insurance products and services,
  • such other purposes for which you have provided your consent or as otherwise permitted or required by law.

Please note that decisions may be rendered based on the automated processing of your personal information in the context of adjudication of insurance claims.


2. Sharing Your Personal Information

We will only collect and use information that is pertinent to the effective and efficient administration of your benefits and we will only share information that we collect or that we receive from others for these purposes or as required or permitted by applicable law.  When it is practical to do so we will collect the information we need directly from you. In those instances where information is collected from your employer or provided by other organizations such as your provincial medical plan or insurance companies, your personal information will be protected in the same way as if we collected it from you personally. In collecting information from others we will be relying on them, where appropriate, concerning compliance with applicable privacy rules and procedures. And when we collect personal information we will take care to maintain its accuracy, confidentiality and security.

Examples of other entities to which we may provide your personal information include:

  • third party service providers that assist us with carrying out the services subject to strict contractual requirements,
  • government authorities,
  • medical service providers,
  • other insurance carriers,
  • investigation providers,
  • as required or authorized by law.

Your personal information may be transferred to or accessed from a foreign different jurisdiction to be processed or stored. The processing and storage outside Canada of your jurisdiction may be conducted by us, one of our affiliates, our parent company by insurers and reinsurers, and our service providers. You can contact our Chief Privacy Officer for more information about our practices and policies regarding transferring personal information outside of your jurisdiction. The purposes for the transfers may include any purpose set out in this Privacy Policy, including providing services to you and the prevention of fraud and money laundering. Such information may be provided to law enforcement or national security authorities of that jurisdiction upon request, in order to comply with that jurisdiction’s laws. We take reasonable steps to ensure that any third parties who we entrust with your personal information are reputable and have safeguards in place to protect this information.


3. Consent

By continuing to do business with us and obtain our services, you consent for the collection, use and disclosure of your personal information as described in this policy.  While you do have the right to withdraw your consent you should note that it may affect our ability to continue to provide services to you.

Note that there may be instances where the law permits or requires the collection, use or disclosure of your personal information without your consent, for example in the context of fraud prevention and investigations, where the collection, use or disclosure is done clearly to your benefit or is required to provide or deliver a product or a service that you requested, and where necessary to protect our legal interests or the safety of others. Moreover, CBIG may be involved in the sale or transfer of some or all of its business (including transfers made as part of insolvency or bankruptcy proceedings). As part of that sale or transfer, CBIG may disclose your personal information to the acquiring organization, but will require the acquiring organization to agree to protect the privacy of your personal information in a manner that is consistent with this Privacy Policy.


4. Our Website Practices

When you use CBIG’s website or mobile app, we automatically receive and record information on our server logs from your browser or mobile platform, including the date and time of your visit, your IP address, unique device identifier, browser type and other device information (such as your operating system version and mobile network provider).

By setting cookies, CBIG is able to enhance a user’s on-line experience (e.g. we may identify you as a return visitor in order to provide you with more meaningful information). Cookies may be collected automatically from your internet service provider or they can be sent to us by your web browser.  This information can be used to facilitate your access or, to the extent permitted by applicable law, to identify you.  We may collect information from your use of the site for statistical or analytical purposes to assist us in operating our business and provide better services to you but we do not link it to your personal information.  Also, if you submit personal information to CBIG’s web services (such as your name, interests or preferences), we may use cookies and other technology to keep track of such information so that you will not need to re-enter this information during subsequent visits or to serve you better.  We may also use tracking pixels using Google Tag Manager.  We may share information about you from cookies, device identifiers, location data and usage data with entities that are affiliates of CBIG.

You can enable and disable cookies through your website browser, however some areas of the site may not work properly with cookies disabled.

The information we collect when you visit CBIG on-line help us analyze and improve the performance of our digital services. CBIG uses Google Analytics for web statistical analysis. We make no effort to personally identify you based on your visit to our site if you are not logged into your account. If you wish, you may opt out of being tracked by Google Analytics by disabling or refusing the cookies; by disabling JavaScript within your browser; or by using the Google Analytics Opt-Out Browser Add-On.


5. External Links and Social Media

We may offer links from our websites to the sites of third parties, such as affiliated organizations, that may be of interest to you. CBIG makes no representations as to such third parties’ privacy practices and we recommend that you review their privacy policies before providing your personal information to any such third parties.

CBIG’s use of social media serves as an extension of our presence on the Internet and help us build a positive brand image as well as offer our customers personalized service. CBIG maintains several social media accounts that are not hosted on CBIG’s servers. Users who choose to interact with CBIG via social media, such as Facebook, should read the terms of service and privacy policies of these services/platforms.


6. Access and Rectification Rights

We make efforts to ensure that the personal information we hold is accurate, complete and up-to-date for the purposes for which we collect it. You can make a written request for access to your personal information at any time. You may also request that your personal information be corrected if there are any inaccuracies, or that it be erased as permitted or required by law.  You will need to provide as much information as you can to help us process your request and locate the information you require.

If you need assistance in preparing your request, please contact us and we would be pleased to help you. Upon your written request, CBIG will also inform you of how your personal information has been or is being used, and who your personal information has been shared with. If we have obtained information about you from other people, we will let you know who we got it from upon your request.  For example, we may obtain your initiation date from your local union office.  We also obtain confirmation that you worked for a particular employer from the employer’s contribution remittance forms.

CBIG responds to access requests within 30 days, unless an extension of time is permitted by law. We may charge a fee to cover any expenses related to responding to your access request, as permitted by law. Note that there may be contexts where access is refused or only partial information is provided, for example, in the context of an on-going investigation or where another individual’s personal information or identity must be protected.


7. Protection of Personal Information

Within CBIG, only specifically authorized personnel have access to your information.  Our systems and procedures are designed to prevent the loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration or destruction of your information.  Your personal information may be stored or disclosed outside of Canada where it may be subject to the lawful access requests of the government in that jurisdiction pursuant to the laws of that country.


8. Retention of Personal Information

CBIG retains personal information for as long as necessary to fulfill legal or business purposes and in accordance with our retention schedules. Personal information that has been used to make a decision about a Plan participant shall be retained long enough to allow the individual access to the information after the decision has been made.  CBIG is subject to specific legal requirements with respect to retention periods as well, for example, as outlined in income tax and pension legislation.

Once your information is no longer required by CBIG to administer products or services and meet legal or regulatory requirements, it is securely destroyed, erased or made anonymous. Keep in mind however that residual information may remain in back-ups for a period of time after its destruction date.


9. Changes to this Policy

We may change this Privacy Policy from time to time in order to better reflect our current personal information handling practices. Thus, we encourage you to review this document frequently! The “Last Updated” date at the top of this Privacy Policy indicates when changes to this policy were published and are thus in force. Your continued use of CBIG products and services following the posting of any changes to this Privacy Policy means you accept such changes.


10. Children’s Privacy

We do not directly collect personal information from children under the age of 14. Any personal information belonging to a child under the age of 14 that may be collected, used, and disclosed by CBIG is strictly limited to the information provided by a person with parental authority over the child for the purposes set out in this Privacy Policy.


11. Contacting Us

If you have any concerns about our practices or policies, to make an access or correction request or to make a complaint, CBIG’s Chief Privacy Officer can be reached at any time during regular business hours toll free by calling +1 888-564-7484 or email


[ English ]


Dernière mise à jour : Septembre 2023

Canadian Benefits Investment & Insurance Group Inc. et ses entités affiliées (« CBIG ») gèrent les renseignements confidentiels des travailleurs canadiens et de leurs familles depuis plus de 25 ans, et la confidentialité de vos renseignements personnels est primordiale. CBIG a à cœur de protéger les renseignements personnels des participants à un régime d’avantages sociaux, des visiteurs du site Web et des autres personnes dont les renseignements personnels lui sont confiés.

Nous évaluons continuellement nos pratiques pour non seulement toujours respecter les changements des lois sur la protection de la vie privée, mais aussi pour répondre à vos attentes raisonnables quant à la façon dont nous devrions préserver vos renseignements personnels. Parmi nos responsabilités liées à la protection de la vie privée, nous devons vous tenir au courant de nos pratiques, des raisons de recueillir vos renseignements et de leur utilisation, et vous indiquer à qui exprimer vos préoccupations.


Table des matières

  1. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
  2. Communication de vos renseignements personnels
  3. Consentement
  4. Site Web – Nos pratiques
  5. Liens externes et médias sociaux
  6. Droits d’accès et de rectification
  7. Protection des renseignements personnels
  8. Conservation des renseignements personnels
  9. Modification de la présente politique
  10. Protection des renseignements personnels des enfants
  11. Communiquer avec nous


1. Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels

Les « renseignements personnels » sont des renseignements enregistrés ou non, concernant une personne identifiable. Ils incluent le nom, les coordonnées, la date de naissance, tout renseignement comme le numéro d’assurance sociale et toute activité en ligne permettant d’identifier une personne. Ils comprennent également les renseignements sur vos bénéficiaires désignés et les personnes à votre charge qui bénéficient d’une couverture, le cas échéant. Les renseignements personnels sensibles tels que les antécédents médicaux ou dentaires, ainsi que les renseignements financiers, tels que les coordonnées bancaires, sont traités avec un soin extrême.

Les données compilées ou anonymisées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier, telles que le nombre de demandes de remboursement de frais médicaux et dentaires présentées en vertu d’un régime donné sur une période donnée, ne constituent pas des renseignements personnels.

En tant que fournisseur de garanties collectives et de services connexes, nous estimons que la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels – les vôtres et ceux de vos personnes à charge – font partie intégrante du service, qui vise à établir et à maintenir vos prestations. Nous recueillons couramment des renseignements sur les employés et en recevons sur vous des employeurs, des compagnies d’assurance et d’autres sources.

Dans le cadre de notre relation, les renseignements recueillis, utilisés et divulgués sur vous :

  • aident à cerner vos besoins d’assurance et de services,
  • facilitent le traitement de vos demandes d’assurance,
  • permettent de vérifier et de traiter les demandes de règlement et d’évaluer les pertes soumises au règlement,
  • contribuent à évaluer les risques et les primes associés à un contrat d’assurance individuelle,
  • aident à répondre à vos questions,
  • facilitent la gestion de vos comptes, y compris la facturation et le suivi,
  • renforcent la sécurité, notamment en vous protégeant tout comme nous des erreurs et de la fraude,
  • éclairent la compréhension et la détermination de votre admissibilité aux prestations et profilent les services que nous pourrions vous offrir,
  • enrichissent les données obtenues auprès de votre employeur ou qui lui sont transmises sur vous et vos prestations,
  • améliorent nos activités et notre site,
  • contribuent au respect de la réglementation et de nos engagements contractuels liés à l’offre de produits et services d’assurance,
  • peuvent être employés à d’autres fins auxquelles vous aurez consenties ou qui sont autorisées ou exigées par la loi.

Veuillez noter que les décisions peuvent être rendues en fonction du traitement automatisé de vos renseignements personnels dans le contexte du traitement des demandes de règlement d’assurance.


2. Communication de vos renseignements personnels

La collecte et l’utilisation des renseignements se limitent à ceux qui permettent l’administration efficace et efficiente de vos prestations. Nous ne communiquons les renseignements recueillis ou reçus qu’à cette fin ou selon ce que la loi exige ou autorise. S’il est pratique de procéder de la sorte, nous recueillerons les renseignements nécessaires directement de vous. Si vos renseignements personnels proviennent de votre employeur ou d’organismes comme le régime provincial d’assurance-maladie ou des compagnies d’assurance, nous les protégerons comme si nous vous les avions demandés personnellement. Si nous recueillons des renseignements d’autres sources, nous présumons, selon le cas, qu’elles observent les règles et procédures applicables à la protection de la vie privée. Dans la collecte de renseignements personnels, nous prendrons toujours soin d’en préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité.

Voici quelques entités auxquelles nous pouvons communiquer vos renseignements personnels :

  • fournisseurs indépendants qui nous aident à offrir les services soumis à des exigences contractuelles strictes,
  • instances gouvernementales,
  • fournisseurs de services médicaux,
  • autres sociétés d’assurance,
  • fournisseurs de services d’enquête,
  • selon ce que la loi exige ou autorise.

Vos renseignements personnels peuvent être transférés vers un autre pays ou accessibles à partir d’un autre pays à des fins de traitement ou de stockage. Le traitement et le stockage à l’extérieur du Canada peuvent être effectués par nous, l’une de nos sociétés affiliées, notre société mère, des assureurs et des réassureurs, et nos fournisseurs de services. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur nos pratiques et politiques concernant le transfert de renseignements personnels à l’extérieur de votre territoire. Les objectifs des transferts peuvent comprendre toute fin énoncée dans la présente Politique de confidentialité, y compris la prestation de services à votre intention et la prévention de la fraude et du blanchiment d’argent. Ces renseignements peuvent être fournis sur demande à la police ou aux autorités chargées de la sécurité nationale du pays, afin de nous conformer aux lois étrangères du pays en question. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les tiers auxquels nous confions vos renseignements personnels sont dignes de confiance et disposent des moyens nécessaires pour protéger ces renseignements.


3. Consentement

En continuant de faire affaire avec nous et de retenir nos services, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique. Vous avez le droit de révoquer votre consentement, mais cette décision pourrait nuire à notre capacité de maintenir les services qui vous sont offerts.

Veuillez noter qu’il peut y avoir des cas où la loi permet ou exige la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple dans le contexte de la prévention de la fraude et d’enquêtes, où la collecte, l’utilisation ou la divulgation se fait clairement à votre avantage ou est nécessaire pour fournir un produit ou un service que vous avez demandé et, au besoin, pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité des autres. De plus, CBIG peut être impliquée dans la vente ou le transfert d’une partie ou de la totalité de ses affaires (y compris les transferts effectués dans le cadre de procédures d’insolvabilité ou de faillite). Dans le cadre de cette vente ou de ce transfert, CBIG peut divulguer vos renseignements personnels à l’organisme acquéreur, mais l’organisme acquéreur devra accepter de protéger vos renseignements personnels d’une manière conforme à la présente Politique de confidentialité.


4. Site Web – Nos pratiques

Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application mobile de CBIG, nous recevons et enregistrons automatiquement dans le registre de notre serveur des renseignements provenant de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres renseignements sur votre appareil (telles que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile).

En installant des témoins, nous sommes en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs (p. ex., nous pouvons tenter de détecter que vous avez déjà visité notre site afin de vous offrir des renseignements plus pertinents). Des témoins peuvent être recueillis automatiquement à partir de votre fournisseur de service Internet ou nous être transmis par votre navigateur. Ces renseignements peuvent être utilisés pour faciliter votre accès ou, dans la mesure permise par la loi applicable, pour vous identifier. Nous pouvons recueillir des renseignements sur votre utilisation du site afin de tenir des statistiques et de produire des analyses qui soutiendront notre exploitation et de vous offrir de meilleurs services, mais nous n’établissons aucun lien avec vos renseignements personnels. De plus, si vous communiquez des renseignements personnels aux services Web de CBIG (comme votre nom, vos intérêts ou vos préférences), nous pouvons utiliser des témoins et d’autres technologies de suivi pour vous éviter de retaper l’information lors de visites subséquentes et mieux vous servir. Nous pouvons aussi utiliser des pixels de suivi à l’aide de Google Tag Manager. Nous pouvons communiquer des renseignements sur vous à partir de témoins, d’identificateurs d’appareils et de données sur la localisation ou l’utilisation à des entités affiliées de CBIG.

Vous pouvez activer ou désactiver les témoins dans votre navigateur. Toutefois, certaines zones du site pourraient ne pas fonctionner correctement lorsque les témoins sont désactivés.

Les renseignements que nous recueillons lorsque vous visitez le site Web de CBIG nous aident à analyser et à améliorer les performances de nos services numériques. Nous utilisons Google Analytics pour l’analyse statistique du site Web de CBIG. Nous ne tentons pas de vous identifier lors de votre visite sur notre site si vous n’avez pas ouvert de session pour accéder à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins; en désactivant JavaScript dans votre navigateur; ou en utilisant le module complémentaire du navigateur permettant de désactiver Google Analytics.


5. Liens externes et médias sociaux

Sur notre site Web, nous proposons parfois des liens vers des sites externes, par exemple les sites d’organisations affiliées, qui sont susceptibles de vous intéresser. CBIG n’offre aucune garantie quant aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces organisations affiliées et vous recommande de consulter leur politique de protection des renseignements personnels avant de leur fournir des renseignements.

Dans le cadre de sa présence sur Internet, CBIG utilise des médias sociaux afin de bâtir une image de marque positive et d’offrir à ses clients un service personnalisé. CBIG détient plusieurs comptes de médias sociaux qui ne sont pas hébergés sur ses serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec CBIG via des médias sociaux, comme Facebook, doivent lire les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité des renseignements personnels de ces services ou plateformes.


6. Droits d’accès et de rectification

Nous faisons les efforts nécessaires pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour afin qu’ils soient utilisés aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez, par écrit et à tout moment, demander l’accès à vos renseignements personnels. Vous pouvez également demander que vos renseignements personnels soient corrigés s’il y a des inexactitudes, ou qu’ils soient effacés conformément à la loi. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous permettre de traiter votre demande et de trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider. Dès réception de votre demande écrite, CBIG vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou sont utilisés et des personnes à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Si nous avons obtenu des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons, sur demande, qui nous les a fournis. Par exemple, nous pouvons obtenir votre date d’adhésion auprès de votre syndicat local. Nous obtenons également la confirmation que vous avez travaillé pour un employeur en particulier à l’aide des formulaires de versement de cotisations de l’employeur.

CBIG répond aux demandes d’accès dans les 30 jours, à moins qu’une prolongation de ce délai ne soit permise par la loi. Il se peut que nous vous facturions des frais pour couvrir les dépenses que nous avons engagées pour répondre à votre demande d’accès, si la loi le permet. Il peut arriver que l’accès soit refusé ou que seule une partie des renseignements soit fournie, par exemple dans le contexte d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.


7. Protection des renseignements personnels

À CBIG, seul notre personnel autorisé a accès à vos renseignements. Nos systèmes et nos procédures visent à éviter la perte, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction de vos renseignements. Vos renseignements personnels peuvent être stockés ou divulgués à l’extérieur du Canada dans un pays où ils pourraient être soumis aux demandes d’accès du gouvernement, conformément aux lois nationales.


8. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à des fins légales ou commerciales et conformément à nos calendriers de conservation. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant un participant seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise. CBIG doit également se conformer aux lois, telles que les lois en matière d’impôt sur le revenu et de retraite, pour ce qui est de la durée de conservation des renseignements.

Lorsque CBIG n’a plus besoin de vos renseignements pour l’administration de ses produits ou de ses services et pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires, ils sont détruits, effacés ou rendus anonymes de manière sécurisée. Toutefois, des renseignements résiduels peuvent rester dans les copies de sauvegarde pendant un certain temps après la date de destruction.


 9. Modification de la présente politique

Cette politique peut être modifiée périodiquement afin de mieux refléter les pratiques en place pour le traitement des renseignements personnels. En conséquence, nous vous encourageons à consulter ce document fréquemment. La date de « dernière mise à jour » indiquée au début de la présente politique de confidentialité indique la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont en vigueur. Votre utilisation des produits et services de CBIG après la publication de toute modification de la présente politique de confidentialité signifie que vous acceptez ces modifications.


10. Protection des renseignements personnels des enfants

Nous ne recueillons pas directement de renseignements personnels sur des enfants de moins de 14 ans. Toute information personnelle appartenant à un enfant de moins de 14 ans qui peut être recueillie, utilisée et divulguée par CBIG est strictement limitée aux renseignements fournis par une personne ayant l’autorité parentale sur l’enfant aux fins énoncées dans la présente Politique de confidentialité.


11. Communiquer avec nous

Si vous souhaitez discuter de nos pratiques ou de nos politiques, présenter une demande d’accès ou de correction ou une plainte, vous pouvez téléphoner sans frais en tout temps au responsable de la protection des renseignements personnels de CBIG durant les heures d’ouverture normales au 1 888 564-7484 ou lui écrire à l’adresse